J’aurais pu appeler cet article « Lettre à Ploum » mais pour qui ne connaît pas le personnage ou le sujet abordé, il vaut mieux préciser les choses. C’est une sorte de réponse (plutôt un complément?) à un sujet qu’il a initié autour des logiciels de mail et de leur évolution. A défaut de mail pour y répondre, un billet de blog à l’ancienne mode, ça le fait aussi.

J’ai déjà abordé le sujet de l’e-mail ici avec des tutoriels. Il y avait déjà les bonnes pratiques autour des smartphones et de leurs notifications. Mais il y avait surtout la manière que l’on a de gérer nos communications avec le mail, ce sujet ayant aussi été abordé par Genma. Autour de cela, il y a la notion de gestion du temps et le choix entre l’immédiat et le temps long. J’ai parlé de cet élément de manière diffuse dans bien des articles sans vraiment me concentrer dessus. Ploum parle à la fois de la manière de rédiger un email dans nos logiciels mais aussi de la manière de communiquer par courrier électronique au sens temporel.

Pour le temps, il revient sur cette accélération rapide de l’histoire. En effet, autrefois le courrier était d’abord envoyé par des services postaux très aléatoires avec des coursiers à cheval, dans des diligences et c’était même un privilège de riches ou de ceux qui savaient écrire. Puis à la fin du 19ème siècle (1840 pour l’invention puis petit à petit après 1850 dans le reste de l’Europe et du monde), cela s’est plus structuré et on a vu apparaître le timbre, l’oblitération et des services nationaux qui sont devenus interopérables. On a motorisé tout cela et l’expédition ne se comptait plus en semaine ou mois mais en jours à la fin du 20ème siècle. Il fut un temps où notre poste garantissait du J+2 ou du J+3 avec un respect plutôt bon. Oui mais le libéralisme et la privatisation ont détruit peu à peu ce modèle public pour le disloquer en différents opérateurs, en plus de l’arrivée du progrès technologique et du mail. Aujourd’hui on ne s’envoie plus beaucoup de lettres mais des mails ou courrier électronique. Cette fois, le transport du courrier électronique est devenu quasi-immédiat. Quand on se contentait d’une à deux réceptions par jour (une pour les particuliers, deux pour les grosses sociétés), chacun veut avoir son courrier immédiatement, pouvoir réagir aux informations comme il en regarde en continu aussi dans les médias.

Si précieux courrier…

Je distinguerai deux usages dans ce qui suit. Il y a l’usage personnel et l’usage professionnel. Et encore, il y a les usages professionnels. Pour ma part, j’ai deux manières de communiquer professionnellement avec d’un côté les mails et de l’autre la messagerie instantanée interne. La seconde est là pour gérer des problématiques immédiates et urgentes alors que la première, qui nous concerne ici, est pour un temps plus long. On y retrouve des diffusions de compte-rendus de réunion, des éléments de préparation de réunions, de groupes de travail. J’essaye en général de ne pas répondre immédiatement mais je me fixe justement des périodes de ma journée consacrées à cette activité de courrier électronique. Avec certains interlocuteurs qui confondent avec messagerie instantanée, c’est plus difficile. Le logiciel envoie des « notification » à l’écran quand arrive un mail, comme si justement c’était urgent. Les rares cas d’urgence sont ceux où j’attends un devis d’un fournisseur à la dernière minute pour passer une commande très urgente. Dans une ancienne activité c’était plus majoritaire que cela ne l’est maintenant.

Dans l’activité personnelle, le temps est plus long. Si j’enlève toutes les publicités et spams, je reçois quoi ? Un peu de notification de factures, impôts chez différents services? Les avis pour les expéditions de commande, leurs confirmations ? Mais de la correspondance personnelle, il y a peu. Aujourd’hui, on se téléphone, on se « facetime » pour les mangeurs de pomme, on se « parle » soit-disant à travers des réseaux sociaux, mais communique-t-on réellement correctement avec nos proches ? Justement, ce temps trop court consacré à la correspondance électronique ne permet plus de nous poser et de parler correctement des sujets. Comme pour les correspondances professionnelles, nous ne prenons pas assez de temps pour répondre au sujet, nous contentons de traiter au plus vite la pile de mails qui s’amoncelle dans la boite de réception.

La première de nos activités devrait déjà être consacrée au tri. Comme dans notre boite à lettre physique que nous relevons une fois par jour au mieux, nous devons trier entre les publicités, les lettres officielles, les lettres personnelles, etc…Par exemple, dans ma boite pro, je mets des petits drapeaux pour les urgences et j’archive immédiatement ce qui doit l’être dans la période que je consacre à cela. Il ne me reste en général que moins d’une dizaine de mails dans la boite, voir moins de cinq à traiter dans un temps court. Pour le personnel, je garde d’un coté les commandes en court et autres actions et de l’autre le vraiment personnel. Une fois ce tri réalisé, je peux vraiment me consacrer à répondre de manière posée. Cela veut dire aussi ne se concentrer que sur cela et couper les autres modes de communication. Car même cela, nous avons cru l’automatiser avec des « flux » ou fonctionnalités automatiques dans Gmail et autre… au prix de la confidentialité et d’oublier ce qui n’a pas été vu par des algorithmes que nous ne maîtrisons pas.

« 1940, Allemagne, Des membres de la Deutsche Feldpost trient du courrier » by ww2gallery is licensed under CC BY-NC 2.0

Et là j’aborde donc le sujet qui faisait le titre de l’article de Ploum, c’est à dire la manière d’utiliser nos logiciels de correspondance. Un mail, contrairement à une lettre, a un titre. Pour un courrier traditionnel, une enveloppe masque en général ce dont il s’agit, mais parfois il y a un logo qui nous donne un indice. Quand on commence un mail, on commence par écrire « sur l’enveloppe » le nom du destinataire et apposer le titre. La différence essentielle est là avec un aspect confidentiel. Le mail doit interpeller par son titre et ne se soucie guère de confidentialité en général, puisqu’il n’est pas supposé être lu par tout le monde (ça, c’était avant…). La lettre si. Mais pour un mail personnel à un ami ou de la famille, le titre est rarement très parlant. Dans une relation épistolaire, familiale ou non, cela serait une sorte de fil de discussion. On pourrait, comme le suggère Ploum, commencer par le corps du texte et ensuite mettre le destinataire et son titre avant de cacheter l’enveloppe ce qui pourrait se matérialiser par une clé PGP ou autre. Mais en fait, qu’est-ce qui nous en empêche à part l’enchaînement des zones de saisie ?

Ce que voudrait Ploum, ça serait presque une surcouche ou un « assistant » qui propose d’écrire dans un autre ordre. Mais cela va plus loin car cela touche à la structure même de notre communication. C’est un peu comme structurer un texte, un article de blog. On peut écrire comme cela vient et envoyer sans se poser de questions ou bien prendre le temps de relire, corriger, changer l’ordre, ce qu’une lettre ne permettait pas, à moins de la jeter et de recommencer. Le progrès nous permet ces erreurs et pourtant nous semblons ne pas l’utiliser. Il suffit de regarder le nombre de fautes d’orthographes et de grammaire dans un mail…ou même cet article sans doute. Toujours le temps qui nous impose son désir d’aller plus vite, d’en faire plus. Combien de fois ai-je écrit des lettres personnelles par mail en pesant les mots et les phrases ?! Je le fais beaucoup moins dans les communications plus officielles et professionnelles. Avoir le bouton Envoyer sous les yeux sans arrêt est presque une tentation alors qu’avoir simplement cette feuille blanche nous donne envie de la remplir. On ne trouve pas de bouton enregistrer, la plupart du temps. La forme impose aussi notre comportement.

J’ai eu peu de relations épistolaires dans ma vie et d’ailleurs c’était assez rare avant l’ère du mail, tout de même. Il y avait bien les « correspondants » ou les personnes croisées pendant les vacances. Il y avait la famille lointaine à laquelle on écrit quelque fois dans l’année pour donner des nouvelles mais le téléphone remplaçait souvent. Il y a aussi le registre amoureux de la correspondance qui permet parfois de plus en dire ou en suggérer que lorsque l’être aimé est proche. Certains de ces registres sont remplacés aujourd’hui par des applications mobiles dédiées, sortes de messageries instantanées qui ne disent pas leur nom. Il est rare de les utiliser pour développer des échanges plus littéraires. Cela est bien dommage car c’est justement dans le temps long que se bâtissent les relations humaines.

Pierre Choderlos de Laclos – Georges Barbier. ‘Les Liaisons dangereuses’. Parigi, Le Vasseur et C ͥ ͤ, 1934.png » by Argonitros is licensed under CC BY-SA 4.0

Si la forme peut avoir son influence, c’est bien sur le fond de notre manière de communiquer qu’il faut se pencher. Aller trop vite, c’est rarement aller bien. Se poser, se mettre en face d’une feuille blanche, électronique ou pas, dans le silence relatif de notre vie, c’est se rapprocher à la fois de l’autre et de soi même. Je n’ai pas eu tout le temps ce luxe ces derniers mois, gérant parfois une réunion plus un mail en parallèle et une conversation instantanée. Le gain de temps supposé ne l’est pas vraiment, obligeant souvent à reprogrammer un point, une réunion, un instant pour régler le problème. Et puis pour le côté personnel c’est pareil, on ne peut pas tout gérer bien de front. Il y a des choses où il faut prendre le temps, respirer, marcher, s’arrêter, réfléchir. Je vais ici au delà de l’aspect mail ou même communication mais en réalité, tout est lié. Sauf que la pression de la vie, de l’entourage nous pousse au contraire.

Le bonheur de la correspondance c’est de retrouver cet instant rare et précieux où l’on rejoint le destinataire par la pensée, où l’on essaie de le comprendre et je ne parle pas seulement du personnel ici. Oublié le réflexe pour privilégier la réflexion, parfois même la méditation. C’est un peu comme cet instant que je prends pour répondre à ma manière à un article, à celui-ci. Je ne sais pas vraiment quand je finirai ce texte, commencé le lendemain de la parution de celui de Ploum. Je ne sais pas combien de temps cela lui a pris ni sa motivation première à l’écrire. Je ne peux que me l’imaginer, croire en une hypothèse, relire et trouver une autre manière de dire, m’apercevoir que j’ai oublié un élément. Avec le temps… J’ai appris à dompter un peu de mes mauvais coté, de cette envie de faire trop vite. Et le paradoxe est qu’il faut du temps pour cela, la sagesse de quelques années parfois, parce qu’on ne nous le montre pas.

Au contraire, tout nous pousse à faire vite, à être « productif ». L’un n’empêche pas l’autre en réalité puisque comme je l’ai dit auparavant, c’est aussi une question de tri, de priorisation, d’organisation. Oserais-je dire d’équilibre personnel ? Je lisais récemment des témoignages de personnes qui découvrent leur conjoint(e) en télétravail et qui s’aperçoivent qu’il/elle agit de manière bien différente qu’à la maison, soit plus autoritaire, soit plus laxiste, soit plus organisé, soit plus bordélique. On s’aperçoit alors de notre rapport au temps, à l’énergie que l’on choisit de mettre sur des tâches ou pas, à l’équilibre vie professionnelle / personnelle. Bien correspondre c’est aussi de cela : Repenser ses propres priorités. Cette période particulière en est sans doute l’occasion rêvée.

A l’heure de la 5G, du progrès imposé plutôt que choisi, se permettre de penser la communication autrement est salvateur. Reste à commencer à se l’appliquer…et puis ensuite à diffuser ces bonnes pratiques justement. Je vois que je suis encore trop souvent à m’inquiéter d’une non réponse alors que cela reste du domaine du raisonnable. Apprendre aussi à attendre l’autre comme nous attendions avant le passage du courrier, c’est difficile mais nécessaire. Et le futur de devenir celui du juste nécessaire.